Od terminu i liczby gości do pierwszych rozmów
Przed kontaktem z firmą dobrze ustalić choćby przybliżoną liczbę gości, datę lub kilka możliwych terminów oraz to, czy planowane jest duże przyjęcie, czy kameralny obiad po ceremonii. Od tych informacji zależą dostępność sali, sposób wyceny i zakres potrzebnych usług. W Augustowie szczególnie wcześnie należy pytać o terminy przypadające na letnie weekendy. To sezon turystyczny, więc przy przyjęciu z gośćmi spoza miasta znaczenie ma także dostępność noclegów. Jeśli ceremonia i wesele odbywają się w różnych miejscach, do planu trzeba doliczyć czas przejazdu, parkowanie i ewentualny transport dla gości.
Przy porównywaniu miejsc na wesele należy sprawdzić nie tylko cenę za osobę, ale też to, co dokładnie obejmuje: liczbę dań, napoje, obsługę, dekorację stołów i czas korzystania z sali. Osobno mogą być naliczane opłaty za poprawiny, własny alkohol, tort czy przedłużenie przyjęcia. Dobrze zapytać o minimalną liczbę gości oraz termin, do którego można podać ich ostateczną liczbę. Przy weselu organizowanym blisko jeziora lub z częścią uroczystości na zewnątrz potrzebny jest również plan na deszcz, chłód i silniejszy wiatr.
Co ustalić z wykonawcami weselnymi?
Fotograf, osoba prowadząca muzykę czy firma przygotowująca dekoracje mogą inaczej rozumieć zakres tej samej usługi. Oferta powinna wskazywać godziny pracy, liczbę osób na miejscu, sprzęt i materiały w cenie oraz koszt dodatkowego czasu. W przypadku zdjęć należy ustalić liczbę przekazywanych fotografii, termin oddania materiału i sposób jego udostępnienia. Przy muzyce znaczenie mają prowadzenie zabaw, przerwy i ustalenia dotyczące repertuaru. Dekoracje wymagają z kolei potwierdzenia, kto je montuje i kiedy zostaną zabrane. Przykładowe realizacje i opinie klientów pomagają ocenić styl pracy, ale szczegóły zamówienia i tak wymagają bezpośredniej rozmowy.
Umowa, zaliczka i zmiany przed ślubem
Przed wpłatą należy sprawdzić, czy umowa wymienia datę, miejsce, cenę całkowitą, zakres świadczeń i terminy płatności. Powinna też określać zasady zmiany liczby gości, rezygnacji oraz postępowania, gdy wykonawca nie może zrealizować zlecenia. Nie każda przedpłata działa tak samo: w dokumencie powinno być jasno napisane, czy jest to zaliczka, czy zadatek. Jeżeli część ustaleń zapadła przez telefon, najlepiej potwierdzić je pisemnie przed podpisaniem umowy. Na kilka tygodni przed weselem pozostaje uzgodnić godziny przyjazdu wykonawców, osoby do kontaktu w dniu uroczystości i ostateczny harmonogram. Dzięki temu pytania o dostawy, ustawienie stołów czy wejście na salę nie będą kierowane do pary młodej w trakcie przyjęcia.